Die interne Kommunikation ist Teil der Unternehmenskommunikation und sehr wichtig für die Corporate Culture. Sie ist daher für jedes Unternehmen relevant. Die meisten Mitarbeiter schätzen den direkten Kontakt zu ihren Vorgesetzten. Der ist jedoch nicht immer möglich, insbesondere in großen Unternehmen. Hier muss die interne Kommunikation zentral gesteuert und etabliert werden. Um diese einheitlich zu gestalten, ist es wichtig zu verstehen, dass sie multidimensional ist. Das bedeutet, es sollte eine sogenannte „Consistency of Contents“ geben, so dass auf allen Medien dieselben Werte vermittelt werden und die Informationen sich nicht widersprechen. Außerdem muss eine Verbindung zwischen den verschiedenen Medien bestehen und eine Überkommunikation sollte vermieden werden.
Wie werden die Tools der internen Kommunikation ausgesucht?
Um all diese Dinge zu beachten ist es notwendig das geeignete Tool zu wählen mit dem Unternehmen intern kommunizieren, um die Mitarbeiter zu informieren. Dazu ist es wichtig, die Ziele zu definieren, die durch die interne Kommunikation erreicht werden sollen. Hier gilt es verschiedene Einflüsse zu berücksichtigen: So ist es beispielsweise ratsam wichtige Informationen immer in schriftlicher Form weiterzugeben. Wenn es jedoch darum geht mehrere Personen in eine Angelegenheit einzubeziehen, ist es – zumindest anfangs – sinnvoller, dies mündlich zu tun. Hinzu kommt der Faktor der Dringlichkeit: Digitale Medien verbreiten Informationen im Vergleich zu anderen Medien besonders schnell. Das hängt auch von der Größe des Unternehmens ab – in einem kleinen Betrieb ist es oftmals schneller etwas mündlich weiterzugeben.
Auch das Element “Publikum” darf nicht vergessen werden. Angestellte sind oft ausreichend informiert, wenn sie kurze Newsletter erhalten, um den Neuigkeiten zu folgen. Manager und Menschen in Führungspositionen hingegen wollen detaillierte Informationen, die sie aus Journalen und ausführlichen Newslettern beziehen können.
Außerdem sollte von vorneherein klar sein, welche Möglichkeiten ein Betrieb hat und welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um diese Ziele zu erreichen. Will ein Unternehmen Geld sparen, kann es auf digitale Medien zurückgreifen. Diese sind in der Regel mit den geringsten Kosten verbunden. Oder will ein Unternehmen nachhaltig sein, beeinflusst auch das die Entscheidung. Papierlose Betriebe werden somit nicht auf gedruckte Newsletter und Magazine zurückgreifen. Die Unternehmenskultur spielt also bei der Wahl des Tools auch eine große Rolle.
Im Großen und Ganzen gibt es Arten von Medien, die genutzt werden können: Papier oder digitale schriftliche Medien, mündliche Medien, audio-visuelle Medien und Events.
Internes Journal oder Online Magazin
Dieses Tool gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, seine Highlights in journalistischer Form zu präsentieren und mit Bildern zu ergänzen. So können innerhalb eines Unternehmens Porträts, Interviews, Editorials, Reportagen etc. veröffentlicht werden. Was ein solches Magazin auf jeden Fall beinhalten sollte, sind die Neuigkeiten des Unternehmens, seine Events, seine Strategie, seine Resultate, das Leben der Angestellten, die Projekte und das Umfeld des Betriebes. Die Vorteile dieses Mediums sind vielfältig: Es kann die Mitarbeiter hervorheben, die Aktivitäten und Projekte des Unternehmens verdeutlichen, eine globale und strategische Botschaft vermitteln und Veränderungen unterstützen. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, wie z. B. den hohen Zeitaufwand für die Erstellung und das Lesen eines Magazins, ganz zu schweigen von dem Kostenaufwand.
Newsletter
Ein weiteres schriftliches Medium wäre ein “Corporate Newsletter”. Doch was ist ein Newsletter und inwieweit unterscheidet er sich von einem Journal? Ein Newsletter besteht aus einer Abfolge von kurzen Nachrichten, die das Informationsbedürfnis schnell und sachlich abdecken. Es kann eine Alternative zu dem internen Magazin sein, jedoch wird es eher als Ergänzung verstanden. Die Vorteile eines Unternehmens-Newsletters sind, dass dieser schnell zu verteilen und zu lesen ist. Außerdem ist er relativ kostengünstig und einfach zu erstellen. Dennoch ist er nur zur Verbreitung von Informationen und nicht zur Motivation der Mitarbeiter geeignet, da er das Bedürfnis der Mitarbeiter und Führungskräfte nach Zugehörigkeit und Motivation nicht befriedigt.
Es können noch mehr Tools in die internen Kommunikationsstrategie einbezogen werden. Welche das sind, wird in Teil 2 erläutert.