Viele Arbeitgeber wissen nicht, wie sie neue Mitarbeiter optimal begrüßen und einarbeiten können. Dabei ist das ein sehr wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation, damit die Corporate Culture, die Standards und der Grundsatz des Unternehmens verstanden werden können. Wenn es am Anfang an Klarheit bei der Einführung mangelt, kann es sehr lange dauern, bis sich der Mitarbeiter richtig eingearbeitet hat, was nicht nur ihn Zeit kostet, sondern auch den Arbeitgeber. Es sollte von vorneherein klar kommuniziert werden, was das Unternehmen von dem Mitarbeiter erwartet und welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten damit einhergehen.
Dem neuen Angestellten sollte verdeutlicht werden, dass die Firma bereit ist, ihn bei der Eingewöhnung zu helfen und seine soziale und berufliche Integration zu fördern. Dazu sollte es gehören, Zugang zu allen Informationen zu gewähren und selbständiges Arbeiten zu unterstützen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung kann bei der Begrüßung eines neuen Mitarbeiters helfen. Natürlich sollte diese zum Unternehmen passen. Ein kleines Unternehmen kann diese Maßnahmen beispielsweise auch abkürzen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Vor der Ankunft: Die erste Maßnahme, um die Begrüßung zu erleichtern, sollte die Ankündigung eines neuen Mitarbeiters sein. Dadurch, dass die anderen Arbeitnehmer in Kenntnis gesetzt werden, können sie sich darauf vorbereiten, dass es ein neues Mitglied im Team geben wird. So können Missverständnisse vermieden werden. Auch das Einrichten des Arbeitsplatzes kann die Ankunft für den neuen Mitarbeiter angenehmer gestalten. Darüber hinaus sollte im Vorfeld ein erfahrener Mitarbeiter ausgewählt werden, der sich um die Einarbeitung kümmert. Dadurch, dass dies vor der Ankunft geschieht, kann dieser sich entsprechend vorbereiten.
Tag 1: Der erste Tag sollte dazu genutzt werden, sich mit dem Unternehmen im Allgemeinen vertraut zu machen. Der Neuankömmling kann in der Lobby begrüßt werden und sollte von einem Manager oder jemandem aus der HR-Abteilung alle notwendigen Insider-Informationen über das Unternehmen erhalten. Wichtig ist auch, dass er seine zukünftigen Kollegen im Laufe des Tages kennenlernt. Um seinen Arbeitsplatz einzurichten, sollte der neue Mitarbeiter auch alle notwendigen Materialien erhalten. Außerdem sollten die unvermeidlichen Medien der internen Kommunikation direkt am ersten Tag bereitgestellt und erklärt werden, damit sich der neue Mitarbeiter daran gewöhnen kann. Verfügt das Unternehmen beispielsweise über eine interne Zeitschrift, kann die aktuelle Ausgabe ausgehändigt werden. Das erleichtert die Eingewöhnung in die Firmenphilosophie und den Umgangston. Abhängig von der Firmengröße kann auch ein Begrüßungsschreiben versendet werden, in dem auf interessante Informationen hingewiesen wird.
Tag 2: Nachdem sich der neue Mitarbeiter am ersten Tag mit seinen Kollegen und der Unternehmenskultur vertraut gemacht hat, ist es nun an der Zeit, ihm seine Position zu erklären. Jetzt ist er bereit zu erfahren, was alles seine Aufgaben sein werden und wofür er verantwortlich ist. Am zweiten Tag kann er beginnen, sich mit den Programmen vertraut zu machen und sich schon langsam einarbeiten.
Tag 3 – 90: Während eines Zeitraums von etwa 3 Monaten sollte der neue Mitarbeiter von einer erfahrenen Person gecoacht und unterstützt werden. Wenn er Fragen hat, wird er beraten und seine Arbeit noch kontrolliert.
Tag 91: Nach ca. 3 Monaten aktiver Arbeit kann ein allgemeines Feedback an den inzwischen eingearbeiteten Mitarbeiter gegeben werden.